コンサルタントが考える仕事をスムーズに進める方法

仕事を進めるにあたって個人的に重要だと思うことをまとめます。

これはあくまで一般職のスタッフレベルの話で管理職レベルや営業の方には参考にならないかと思われます。

基本的なことばかりで、当たり前と思われるかもしれませんが、当たり前のことを当たり前にやれる人って意外と少ないと思います。逆に当たり前のことができればどこの会社でもやっていけるように思います。

新人の方は、先輩社員から言われることばかりではないでしょうか。

浅い内容かもしれませんが自戒のためにも書き出しておきます。

1.作業の手順をざっくり考える

まずは作業の手順をざっくり考えましょう。

行き当たりばったりな作業の進め方は論外で、まずはざっくり作業の進め方をつかみます。調整に時間がかかりそう、サポートしてほしい作業はこの時点で上司や先輩へ頭出しします。一言でいいと思います。

「この作業は○○な理由で時間かかりです。」

「××を決めるには△△さんと相談する必要がありそうです、打ち合わせセットしておきますか？」

これだけでも印象がちがうと思います。

人は突然めんどくさいことが振ってくることに一番のストレスを感じるものです。

ですので、めんどくさいことは作業を始める前にできる限り早く伝えしましょう。

2.依存関係の整理をする

作業を始める前にやり方の手順を考えたら、自分作業を進めるのに必要なこと、自分の作業が影響することを見極め、以下の4つに分類しましょう。

お客様、もしくは関係各社と調整が必要な作業
他部署など他組織と調整が必要な作業
自部署内の調整でとどまる作業
自分１人で終わる作業

3.優先度付け

これはわざわざ書くまでもないかもしれませんが、「2.依存関係の整理をする」の1.～4.の中で優先度をつけます。優先度の高さは言うまでもなく1.がMax、続いて2.、3.、最後に4.です。1.に関しては、僕はこの段階で打ち合わせのセットをしてしまいます。もちろんバッファは取りますが。。。お客様との打ち合わせを目標に自分の作業を進めた方が作業にメリハリがつき、だらだら仕事をしなくなるからです。

ただ、例外的にお客様と打ち合わせに臨むためにどうしても必要な作業に時間がかかる場合は、その作業が終わる目途が立つまで打ち合わせのセットはしません。

4.作業見積

最後に、作業がいつまでに終わるか見積、スケジュールを立てましょう。

時間単位でいいのでこの作業は何時間かかりそうと考えて、その時間内で終わらせるように全力で取り組みましょう。

新人のうちは、思わぬところで時間を取られてしまい、見積った時間内に終わらないということが多々ありますが、これは慣れの問題で、段々とできるようになってきます。

※最後にアラートは早めに

仕事が期日までに終わらないと分かった瞬間に、関係する人には連絡を入れましょう。

これはマナーでもありますし、怒られないようにする(笑)意味でも重要だと思います。上でも書きましたが、人は少なくとも仕事では、突然、考えもしなかったことが振ってくると一番のストレスを感じるので、仕事がうまくいかなそうならできるだけ早めに伝えましょう。

書いてみてつくづく思いましたが、どれも当たり前のことだと思いました。

要はPDCAサイクルと言われる計画たててきっちり作業するようにがんばって終わったら見直しましょうってことです。

ただ、できるだけ作業の合間に根回し的なことを挟んだ方がうまくいくかなと思います。もしかしたらこれが一番重要かもしれない。。。

今度は資料作成について書きたいと思います。